أعلنت PlanRadar – المنصة الأوروبية الرائدة في رقمنة عمليات التوثيق، وإدارة المهام، والتواصل، في مشروعات البناء، والتشييد، والعقارات عن إضافة وظيفة إدارة المستندات إلى مجموعتها الشاملة من أدوات الإدارة الرقمية.
تم تصميم ميزة إدارة المستندات لتلبية متطلبات المستخدمين الحاليين لمنصة PlanRadar، وذلك لتوفير وسيلة فعالة وسهلة الاستخدام لتجميع وإدارة البيانات بين فرق العمل الميدانية وفريق الإدارة. تُلبي هذه الميزة الاحتياجات من خلال توفير وسيلة فعالة لتتبع وتخطيط وتوثيق الموافقات لتسهيل الحفاظ على سجل مراجعة غير قابل للتلاعب وصورة واضحة لجميع الموافقات خلال المشاريع.
بالإضافة إلى مزايا منصة PlanRadar، تُساعد الميزة الجديدة في تعزيز عملية تنظيم المستندات وإصداراتها ومشاركتها، حيث تجمع بين المخططات والمستندات في نفس عملية الموافقة. كما تساعد المستخدمين على تخزين كافة بيانات المشروع بشكل رقمي في مجلدات يسهل الوصول إليها، وإضافة الملاحظات على المخططات، ومشاركة التعليقات والموافقات على المستندات الحديثة، ومقارنة مراجعات الملفات في الوقت الفعلي.
وفقًا لتقرير Consultancy-me، تُواجه صناعة البناء في منطقة الشرق الأوسط صعوبات في إنجاز مشاريع البناء وفقًا للجدول الزمني، حيث تتأخر المشاريع في المتوسط لمدة 22.5 شهرًا، أي ما يعادل 83% من الجدول الزمني الإجمالي. وكشف التقرير أيضًا أن قيمة المنازعات في المشاريع بلغت متوسط قدره 154 مليون دولار، ما يمثل أكثر من ثلث إجمالي تكلفة المشروع. للتغلب على هذه التحديات وتحسين كفاءة المشاريع، يتعين اعتماد نظام قوي لإدارة المستندات، مثل منصة PlanRadar للمساعدة في تبسيط العمليات وتعزيز التعاون وتحقيق نتائج أفضل.
باستخدام إدارة المستندات المدمجة، يمكن الوصول إلى الملفات والسجلات بسهولة ومشاركتها بكفاءة، مما يوفر الوقت للمستخدمين. وبشكل أساسي، يتيح توفير إدارة مركزية للوثائق حيث يتم تخزينها في قاعدة بيانات سهلة البحث لمشاريع البناء والعقارات. يمكن لفرق المشروع ضمان سلامة وأمان الوثائق الحيوية وسهولة العثور عليها عند الحاجة، وهو ما يدعم أنشطة الامتثال.
وتم أيضًا تطوير ميزة إدارة المستندات مع مراعاة إمكانية التشغيل البيني والتوافق بين الأنظمة المختلفة قامت PlanRadar بتطوير هذه الميزة لتكون حلًا مستقلاً لتخزين المستندات وإدارتها – تم تصميمه خصيصًا للعاملين في مشاريع البناء والعقارات – أو للتكامل مع البرامج الأخرى التي يستخدمها العملاء بالفعل. يمكن تحميل المستندات من Sharepoint و Dropbox و Google Drive مباشرةً إلى PlanRadar، وتسمح عمليات الدمج الخالية من أية تعليمات برمجية بمشاركة المستندات تلقائيًا مع أنظمة البرمجيات الأخرى، وواجهة سهلة الاستخدام تجعل عملية الإعداد والتدريب سريعة وبسيطة.
قال السيد/ إبراهيم إمام، الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي المشارك للمجموعة في PlanRadar: “في عالم مُنظَّم للغاية حيث لا يُمكن التفاوض على الوصول إلى المعلومات الدقيقة والشاملة، تقدم ميزة إدارة المستندات لدينا إدارة يومية للبيانات الدقيقة، مما يساعد على توفير المزيد من الوقت للمهام ذات الأولوية العالية، وتعزيز الكفاءة، والحد من الأخطاء، وتحقيق نتائج أفضل. والأهم من ذلك، أنها تُبسِّط عمليات سير العمل، وتضمن عدم وجود ثغرات في إدارة السجلات، وتعزز التعاون السلس لتمكين فريق العمل بالمشروع من إنجاز المشروع بنجاح.”
ستساعد الميزة الجديدة في PlanRadar في الحد من الأخطاء المكلفة من خلال تتبع جميع المستندات والتغييرات والموافقات في مكان واحد، مما يُقلل من المخاطر المحتملة والحاجة إلى إعادة العمل، وفي الوقت نفسه يحافظ على توثيق كامل يمكن الرجوع إليه عند الحاجة في حال المطالبات القانونية بالإضافة إلى تجنب التكاليف الإضافية للمشروع.
وأضاف السيد/ إبراهيم إمام قائلًا: “نحن نعمل باستمرار على توسيع قدرات منصتنا وتطوير ميزات وخدمات جديدة لتلبية متطلبات عملائنا. نحن نستمع إليهم ونبتكر بناءً على ملاحظاتهم. فقد أضفنا مؤخرًا ميزة رمز الاستجابة السريعة لتلبية احتياجات العملاء وتسهيل عملهم عند إجراء عمليات التفتيش على السلامة من الحرائق. ولقد لاحظنا تحديات متزايدة تتعلق بالامتثال تواجه عملائنا، وخاصة فيما يتعلق بإدارة معلومات الأصول. يساعد هذا الابتكار الأخير في تحقيق المزيد من الشفافية والقضاء على أي تعقيدات في سير عمل المشروع.”
وقد صرح المدير التنفيذي للمنتج، السيد/ كليمنس هامرل قائلاً: “قد تبدو إدارة المستندات أمرًا بسيطًا، إلا أنها قد تصبح تحديًا حقيقيًا نظرًا لوجود الكثير من المتغيرات ومشاركة العديد من الأطراف المعنية في المشروع. تهدف هذه الإضافة الجديدة إلى تغيير ذلك من خلال إنشاء مصدر واحد للحقيقة وضمان رقابة واضحة على المشاريع، وهي مفيدة بشكل خاص في المملكة المتحدة، حيث أصبح تحقيق “الخيط الذهبي” للمعلومات هدفًا رئيسيًا لصناعة البناء.
وأضاف السيد/ كليمنس هامرل: ” نتفهم التحديات التي تواجه عملائنا في عصر صناعة رقمية متطورة، لذا نسعى لجعل المنصات الرقمية هي المعيار والتأكد من سهولة استخدامها كصدارة أولوياتنا. يتمثل الدور الأساسي للميزة الجديدة في تسهيل تجميع البيانات وتخفيف الأعباء التي تتعلق بتحقيق الامتثال، مع أدنى تأثير على البرمجيات والأجهزة والجداول الزمنية المستخدمة حاليًا في المشروع. وبناءً على محفظة PlanRadar الواسعة من الحلول الرقمية، تضمن إدارة المستندات لكافة الأطراف المعنية في المشروع إمكانية الوصول الفوري إلى كل معلومات المشروع، والاطلاع على أحدث المستجدات لانسيابية عمليات سير العمل.”
